Ya sea que estés planeando una boda, una conferencia de negocios, una fiesta de graduación o cualquier otro tipo de evento importante, querrás organizarlo en un espacio para eventos atractivo y hermoso. Asegurar un lugar es una de las primeras tareas que deberás completar antes de poder continuar con otros planes.
Deberás seleccionar y reservar un lugar antes de poder organizar comida, entretenimiento, horarios, ubicación y mucho más. Para obtener saber cómo elegir el lugar perfecto para tu evento, ¡continúa leyendo!
Encuentra la ubicación perfecta
La ubicación es uno de los factores más importantes para tener en cuenta a la hora de elegir un salón. Por ejemplo, si planeas un evento corporativo, la ubicación determinará qué invitados y oradores pueden asistir. Si requieres que sus invitados paguen gastos de viaje adicionales, es menos probable que asistan. Por lo tanto, encuentra una ubicación que sea fácilmente accesible para la gran mayoría de los asistentes. Por lado, cuando hablamos de un evento social como una boda o graduación, querrás buscar un lugar que esté lo suficientemente apartado de la ciudad como para que tus invitados puedan desconectarse y conectar entre ellos.
Planifica en torno a tu presupuesto
Asegura un lugar para eventos que se ajuste a tu presupuesto. Aunque cualquier salón de eventos será uno de los mayores costos, puedes ajustarlo a tus necesidades. Una de las mejores maneras de reducir el costo de un lugar es reservándolo con meses o incluso años de anticipación. Te recomendamos que obtengas cotizaciones de varios lugares antes de seleccionar uno. También, en ocasiones, valdrá la pena invertir un poco más. Hay lugares que lo valen. Debes investigar muy bien antes de tomar cualquier decisión.
Crea la atmósfera adecuada
Encuentra una ubicación que cree el ambiente, el estado de ánimo y la atmósfera adecuados para tu tipo de evento. Las decoraciones también juegan un papel muy importante en la creación del tono perfecto. Si buscas un salón jardín, asegura que este tenga las mismas ventajas que te ofrecería en salón refrigerado, como: baños limpios y accesibles, estacionamiento, internet, por decir algunos. Elige un lugar que se alinee con el tema, estilo y decoración.
Considere la capacidad y el tamaño
Cada ubicación que busques variará en tamaño y regulaciones de capacidad. Es aconsejable tener una estimación aproximada de cuántas personas asistirán a tu evento para garantizar que su espacio pueda entretener cómodamente a tus invitados.
Tecnología segura y Wi-Fi
Asegúrate de que tu evento tenga una buena conexión a Internet y acceso a tecnologías avanzadas. Tus invitados disfrutarán mucho de tener acceso a Internet para que puedan comunicarse con amigos, publicar en las redes sociales y más. Si es un evento corporativo, querrás que los invitados tengan acceso a sus plataformas laborales, correos electrónicos, incluso para videoconferencias que se presentarán el día del evento. Esto es extremadamente importante para eventos que duran más de un día. De igual forma, es posible que necesites acceso a tecnologías como sistemas de iluminación, sistemas de audio, pantallas de proyección y más.
Diseño
El diseño del espacio de función es otro elemento importante. Querrás tener en cuenta el espacio que necesitarás para presentaciones, actividades, baile, exhibiciones, mesas de comedor, mesas de buffet y demostraciones. Además, debes garantizar un buen flujo de tráfico durante todo el evento para que sus invitados se sientan cómodos. El mejor tip que te podemos dar es que busques salones que no tengan columnas que obstruyan el paso y la visualidad, así como grandes bocinas que incomoden a las personas.
Necesidades gastronómicas
La comida es otro factor importante para los eventos, especialmente si estás planeando una boda o una ocasión de networking. Discute las opciones de menú con los posibles lugares. Pueden ofrecer excelentes opciones de catering proporcionadas por su propio equipo, o pueden trabajar con una red de otros proveedores. Opta por un salón que ofrezca para garantizar que los invitados disfruten una comida caliente a tiempo.
El estacionamiento
Dependiendo de la ubicación de tu evento, el estacionamiento puede convertirse rápidamente en una pesadilla, en especial si es en un jardín. Como lo mencionábamos anteriormente, una de las comodidades de realizar un evento en un salón cerrado es que el estacionamiento es pavimentado, busca un jardín que te proporcione esta misma ventaja. No querrás ensuciarte de tierra o que tus tacones se hundan en esta.
Seguridad
Lo más importante es que tú y tus invitados se sientan seguros antes, durante y después del evento. Cumplir con todos los puntos mencionados arriba, podrás asegurar tu seguridad con más facilidad, ya que observarás como cada pieza encaja perfectamente; creando un evento maravilloso y especial.
